Резюме секретаря

Как правильно составить резюме на должность секретаря?

Одной из особенностей этой должности является возможное отсутствие профильного образования. Это связано с самым главным качеством секретаря – многофункциональностью. Отсюда вытекает, что секретарь, помимо личного помощника начальника, является лицом компании. С ним впервые общаются клиенты, представители и поставщики. В связи с этим, кандидат должен иметь презентабельную внешность и аккуратно одеваться. Также информация в резюме должна быть в лаконична, без воды и неточностей.

Важным моментом при составлении резюме будет выбор правильной структуры и предоставление информации в нужной последовательности, без воды, акцентируя внимание на самом главном. Размер резюме должен быть ограничен 1-2 листами, этого вполне достаточно, остальное о Вас узнают на собеседовании. Ниже мы приводим рекомендуемую схему

Контактная и личная информация. 

Укажите свою имя и фамилию, а также обязательно пропишите должность, на которую претендуете. Разместите аккуратную фотографию, сделанную в деловом стиле, никаких пальм и праздников.

В разделе контакты нужно оставить информацию для связи с вами в случае приглашения работодателя. Стандартом является номер телефона, электронная почта, мессенджеры и социальные сети. С последними следует быть осторожным. HR всегда внимательно изучает личные страницы кандидатов, поэтому нужно заранее внимательно просмотреть и скрыть или удалить нежелательные материалы. Лучшим решением вместо ссылки на социальные сети, разместить ссылку на грамотно оформленный профиль в Linkedin.

Ваш профиль.

Дополнительный раздел, который рекомендуем составлять в случае отсутствия сопроводительного письма. Максимальный размер 3-4 предложения. Это своего рода вводная часть, в которой необходимо резюмировать свой трудовой опыт и навыки. Также сейчас модным и актуальным является ответ на вопрос почему именно Вас должны выбрать на эту должность. Одно предложение можно посветить ответу на этот вопрос.

Ключевые навыки.

Не имеет значения какие функции Вы будете выполнять на должности именно в этой компании, работодатель всегда ищет компетентного сотрудника. Чтобы понять, подходит ли компании тот или иной кандидат, первым делом изучают имеющиеся навыки.

Ключевые навыки – это самый важный раздел в резюме секретаря. Ему следует уделить больше времени и внимания.

Многие, кто только начал искать себе работу, часто преувеличивают свои умения в резюме. Не стоит этого делать, так как секретарь, это та должность, где скрывать профессиональные навыки и наработанный опыт практически невозможно. Данный факт обязательно скажется на вашем имидже, поэтому советуем указывать исключительно реальные и отработанный умения.

При заполнении раздела нужно помнить правило делового письма: перечисление умений или навыков идет в приоритетном порядке. Важно оптимизировать ключевые навыки под системы подбора кандидатов (ATS), сейчас первичный отбор резюме проводят программы на основе запросов работодателей. Дальше мы приведем примеры таких навыков, их Вы можете использовать в своем резюме.

Опыт работы. 

В разделе необходимо указать данные о прошлом месте работы в следующем порядке:

• Название организации;
• Сколько времени Вы проработали в должности;
• Какие на Вас возлагались обязанности;
• Если у вас есть достижения на прошлом рабочем месте, их следует указать обязательно. Результаты, приведенные в цифрах, будут огромным плюсом для Вас.

Приведем пример.

Обязанности:

1. Организация деловых встреч первого руководителя;
2. Поиск и анализ необходимой руководителю информации;
3. Ведение деловой переписки с клиентами и структурными подразделениями компании;
4. Контроль исполнения переданных структурным подразделениям документов;
5. Подготавливала презентации.

Достижения:

1. За 6 лет работы организовала свыше 250 встреч руководителя со своими партнерами, в том числе и с зарубежными;
2. Подняла процент своевременно исполненных документов до 98%;
3. Сократила время обработки входящей корреспонденции на 27%.

При заполнении данного раздела, используйте обратный хронологический порядок. Указывайте первым последнее место работы и далее в порядке убывания.

Образование. 

Конечно, зачастую в высших учебных заведениях нет специального направления секретарь, но наличие высшего образования по другому профилю никогда не будет недостатком. В разделе будет достаточно указать год окончания и полученную специальность.

Также ярким преимуществом станет сертификат о прохождении дополнительных курсов или тренингов. Например, курс делового английского языка или тренинг по решению конфликтных ситуаций.

Дополнительная информация.

Заключительная глава Вашего резюме, в которой можно рассказать о своих надпрофессиональных навыках, указать информацию о владении языками. Большим плюсом будет указать информацию о рекомендациях с предыдущих мест работы.

Обязанности секретаря

Перед тем, как перейти к детальному разбору ключевых навыков, стоит обсудить какие вообще могут возлагаться обязанности на секретаря.

• Ведение контрольно-регистрационной картотеки;
• Ведение переговоров;
• Заполнение документации;
• Контроль рассмотрения и своевременного предоставления структурным подразделениям документов, переданных на исполнение;
• Обеспечение руководителя всеми необходимыми для работы инструментами, канцелярскими принадлежностями;
• Организация встреч и ведение делопроизводства;
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя со структурными подразделениями;
• Первичный прием клиентов;
• Подготовка документации;
• Прием корреспонденции и передача ее соответствующему структурному подразделению на основе принятого руководством решения;
• Прием телефонных звонков;
• Сбор и обработка информации по запросам руководителя;
• Содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Ключевые навыки секретаря для резюме

Один из самых первых разделов вашего резюме, и в тоже время самый важный. Следует внимательно подойти к его составлению. Существуют 2 типа навыков: профессиональные (Hardskills) и личностные (Softskills). Первые характеризуют Ваши знания и умения в той должности на которую Вы претендуете. Такие навыки можно получить только в процессе обучения или осуществления служебной деятельности.

Помимо профессиональных умений, важный фактор - Ваши личные качества. Человек может в идеале владеть компьютером или английским языком, но при этом быть замкнутым и неорганизованным. Такой кандидат не будет рассматриваться на должность секретаря референта. Мы подготовили приблизительный список запрашиваемых качеств для этой должности.

Пример профессиональных навыков секретаря.

• MS excel;
• MS word;
• быстрый набор текста;
• ведение деловой переписки;
• ведение отчетности;
• ведение телефонных переговоров;
• высокий уровень устной речи;
• делопроизводство;
• документооборот;
• жизнеобеспечение офиса;
• знание делового этикета;
• знание пк;
• организация совещаний;
• письменная грамотность;
• работа с возражениями;
• работа с конфиденциальной информацией;
• работа с корреспонденцией;
• составление расписаний;

Soft Skills или личностные качества человека:

• аккуратность;
• быстрая обучаемость;
• внимание к деталям;
• готовность к саморазвитию;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• лидерство;
• многозадачность;
• организованность;
• ответственность;
• ответственность;
• сильный тайм-менеджмент;
• стрессоустойчивость;
• усидчивость;

Как написать резюме секретаря грамотно?

Резюме - это ваше лицо. Первый и, зачастую, единственный шанс произвести хорошее впечатление на HR или работодателя. На сайтах поиска работы ежедневно добавляется несколько сотен новых соискателей, поэтому необходимо быть ярким и нестандартным, чтобы поиски желаемой работы не затянулись на долгие месяцы.

Для самостоятельного создания качественного резюме потребуется много времени и сил. В разы выгоднее и быстрее обратиться к специалистам за профессионально составленным резюме. REZUMEonline поможет составить качественное и современное резюме всего за 6 минут.

Главные преимущества профессионального резюме:

• Вы получите действительно продающее резюме и увеличите количество приглашений на собеседование
• Работодатель всегда найдет ключевую и самую необходимую информацию о вас
• Правильная группировка данных, что позволит акцентировать ваш сильные стороны
• Уникальный формат документа, подобранный специально для вас
• Форма сделана лучшими HR – менеджерами

Также после составления Вы сразу можете скачать готовый документ и все это без регистрации на сайте.